Ratgeber · E-Mail
SMTP, IMAP und Website-Postfächer zentral verwalten
Wenn jede Website ein eigenes Postfach oder Support-System hat, gehen Anfragen schnell auseinander. Ein zentrales Cockpit ordnet E-Mails je Website und macht daraus Tickets oder Aufgaben.
Für eine zentrale E-Mail-Verwaltung brauchst du pro Website ein Mailbox-Profil mit SMTP zum Senden, IMAP zum Lesen, sicher gespeicherten Zugangsdaten und klarer Zuordnung zu Tickets, Kunden oder Leads.
Welche Daten pro Postfach nötig sind
Speichere nur, was für Verbindung und Anzeige nötig ist. Passwörter dürfen nicht offen im UI erscheinen.
- E-Mail-Adresse
- SMTP-Host und Port
- IMAP-Host und Port
- Sicherheitsmodus
- verschlüsselte Zugangsdatenreferenz
System-Mail getrennt behandeln
System-Mail-Templates und Absenderprofile sind nicht dasselbe wie ein Support-Postfach. Sie brauchen eigene Einstellungen und Testfunktionen.
- Absenderprofil
- Template
- Testversand
- Fehlerstatus
- letzter Versandhinweis
E-Mails in Tickets umwandeln
Eingehende Mails sollten zentral sichtbar sein und bei Bedarf Tickets erzeugen. Dadurch bleibt die Kommunikation nachvollziehbar.
- Betreff
- sicherer Auszug
- Richtung
- Status
- Zuordnung zu Kunde oder Website
Suchintention und Ziel dieser Seite
Diese Seite ist auf eine klare Suchintention ausgerichtet. Sie beantwortet zuerst die Hauptfrage, zeigt danach die Umsetzung und führt am Ende zu einem sinnvollen nächsten Schritt.
| Element | Umsetzung |
|---|---|
| Suchintention | Commercial Investigation |
| Primärer Nutzen | Für eine zentrale E-Mail-Verwaltung brauchst du pro Website ein Mailbox-Profil mit SMTP zum Senden, IMAP zum Lesen, sicher gespeicherten Zugangsdaten und klarer Zuordnung zu Tickets, Kunden oder Leads. |
| Nächster Schritt | OpsCockpit öffnen |
Checkliste
- Mailbox je Website
- Passwort nicht anzeigen
- SMTP-Test
- IMAP-Sync vorbereiten
- Ticket-Verknüpfung
Häufige Fragen
Brauche ich SMTP und IMAP?
Für vollständige E-Mail-Verarbeitung ja: SMTP sendet, IMAP liest. Manche Anbieter können später über API angebunden werden.
Wo gehören System-Mails hin?
System-Mails gehören in ein eigenes Modul für Templates, Absender und Testversand, nicht in die normale Inbox.
Dürfen Mail-Passwörter angezeigt werden?
Nein. Zugangsdaten sollten verschlüsselt gespeichert und nicht im UI offengelegt werden.